הטעויות הנפוצות בבחירת והטמעת ERP –ואיך להימנע מהן

מהם חמש הטעויות הנפוצות שארגונים עושים כשהם מחפשים ומיישמים פתרון תכנון משאבים עסקיים חדש (ERP).

בין אם מדובר בפריסת מערכת ראשונה או שדרוג ממערכת ישנה.

המרחק בין יישום מוצלח של מערכת תכנון משאבים עסקיים (ERP) ולבין כשלון חרוץ יכול להיות קטן. על אף שארגונים עשויים לזכות ביתרונות משמעותיים מביצוע השינוי הדיגיטלי שמבטיחים ספקי ה-ERP, יש מספר תחומים בהם ארגונים עלולים לעשות טעויות, מה שמוביל לעלויות משמעותיות לארגון והחזר גרוע על ההשקעה (ROI).

"קפיצה מעל לפופיק"

כשארגונים נגשים לבניית תכנית עסקית, ראשית עליהם להבין היטב מה הם צריכים ממערכת ERP. כשמנסים ליישם הכל בבת אחת הפרויקט עלול להסתיים באסון. לעיתים קרובות הבעיה טמונה לא רק בלקוח, אלא גם בספק או בשותף היישום שלעיתים מבטיחים שיוכלו ליישם את כל מה שהלקוח צריך מבלי לבחון את הגבולות של מה שאפשרי וריאלי לביצוע. כתוצאה מכך, במקרים אלו, באחריות הלקוח להגדיר את הגבולות של הפרויקט ולגלות מה אפשר לעשות בפועל.

נגמרו הימים של "זבנג וגמרנו". הפרויקטים המצליחים ביותר שאנו ביצענו (ואף מחקרים מורים על כך), בוצעו בשלבים והתמקדו במטרות הקלות יותר להשגה ומימוש בשלב הראשוני. מכיוון שהמשתמשים נדרשים לבצע את המשימות הרגילות שלהם תוך כדי שהם לומדים להכיר מערכת חדשה ולהשתמש בה, על מקבלי ההחלטות לשאול את עצמם: "מה אנחנו צריכים לעשות כדי לוודא שהארגון שלנו ימשיך לפעול במקביל למעבר למערכת החדשה?" אם תנסו לעשות יותר מדי בבת אחת, הארגון יחווה את ההשלכות. לוחות הזמנים של הפרויקט עלולים להימתח והעסק כולו עלול לסבול. ההערכה נכונה של היקף הפרויקט קביעת יעדים ראשונים קלים למימוש, הוא נקודת התחלה קריטית לכל יישום.

"כל השותפים והספקים אותו דבר"

הספקים והשותפים השונים להטמעת מערכות ERP רבים ומגוונים. כולם מציעים, על פניו, שירותים מקצועיים, ומערכות ERP מצוינות הכוללות את כל המודולים הנדרשים. אך המציאות לא פעם מוכיחה אחרת. ולא מעטים פרויקט ענק כמו גם פרויקטים קטנים יותר אשר כשלו ולא עלו לאויר כמובטח. על כן, חיוני והכרחי לבחור שותף יישום נכון לארגון ולמטרותיו. על אף הרצון לצמצם עלויות ולעיתים "להכנע" לקרטיריון המחיר, הזמן והמשאבים שמפסידים ארגונים שמחליפים שותף באמצע הפרויקט עלולים להיות עצומים ולעיתים קריטים לארגון. על כן, חשוב לבחון בכובד ראש ולהגדיר מהם הקריטריונים החשובים שבהם יעמוד השותף ולא להכנע לעלויות נמוכות ולהבטחות קוסמות שלרוב לא עומדות במבחן המציאות. בחרו בשותף בעל נסיון רחב, היודע להגיע עם מתודולוגיות מוכחות של ניהול פרויקטי ERP , ניהול סיכונים , מומחיות וורטיקלית - עסקית לצד מומחיות טכנולוגית מקצועית , רפרנס עשיר ומעל לכל זה, יכולות מתן ערכים מוספים לארגון מעבר להטמעת המערכת גרידא.

מערכות ERP הן מורכבות, רובסטיות ויקרות להטמעה

נכון היה הדבר עד לפני שנים לא רבות. מערכות ה ERP המוכרות והיוקרתיות אכן התאימו לארגונים גדולים בעיקר, דרשו תקציבי ענק בהתאמתן והטמעתן , זמן ההטמעה והיישום היה ארוך ונתפס (בצדק) כחתונה קאטולית בין הספק והמיישם ללקוח. בשנים האחרונות עם כניסת מהפכת הענן והדיגיטל לעולמנו- מערכות אלו (בעיקר אצל היצרנים המובילים) השתנו מקצה לקצה. כיום מערכת הERP "של פעם", מגיעה כאוסף של פתרונות חמודולים . זוהי למעשה סוויטה, מעין ארגז פתרונות וכלים, אשר מעניקה מענה למגוון אדיר של מטרות וצורכי הארגון ואינה דורשת הטמעה של מערכת רובסטית מקצה לקצה. הלקוח יכול לבחור את הפתרונות המתאימים לו, בלוחות זמנים קצרים ובקצב הנכון לארגון. הפתרונות הללו מעניקים כיום מעבר להיותם פתרונות ארגוניים , ערכים מוספים ישירים לעולם הדיגיטל ויצירת חווית לקוח רציפה.

לא חושבים על ענן

היות וניהול שינויים יכול להוביל להחזר חיובי על ההשקעה בפריסת ERP, ארגונים שמתעלמים מהיתרונות של הענן בבניית התכנית העסקית עלולים להשיג את ההפך. מחקרים מראים כי פריסות ענן מפיקות ROI גבוה יותר ב-70% בממוצע ותקופת החזר מהירה יותר ב-33% מאשר פריסות פיזיות. בעוד שהיתרונות של פריסת ענן ופריסה מקומית לעיתים קרובות דומים, העלויות שונות באופן דרמטי וזה המניע העיקרי לפער ב-ROI.
עלויות כח האדם של פריסה מקומית מגיעות ל-64% מכלל ההוצאות השוטפות, לעומת 38% בלבד עבור פריסות ענן. גם בנוגע לתועלת השנתית ביחס לעלויות הראשוניות והשוטפות, ניכר כי העלויות הראשוניות היוו מעל ל-50% מהתועלת השנתית הממוצעת עבור פריסה מקומית לעומת 37% בלבד במערכות ענן. הנתונים מראים כי הפער בין מערכת ענן ומערכת מקומית אינו רק בשיעורי ההחזר ובתקופת ההחזר, אלא גם בעומס שלהם מנקודת מבט של ניהול ותחזוקה.

סיכום

מערכת ERP צריכה לתפקד כמו מערכת הליבה המרכזית של הארגון. כתוצאה מכך, חשוב יותר לוודא שהמערכת תבצע את תפקידה כראוי מאשר לדאוג להתקין אותה במהירות ובמחיר הזול ביותר המוצע. בניגוד למערכות אחרות בארגון כמו ניהול משאבי אנוש או ניהול יחסי לקוחות, יישום ERP כושל עלול לפגוע בארגון אם הוא מבוצע בצורה לא נכונה כבר בהטמעה הראשונה.

אין ספק כי ללא הכנה נכונה של הארגון, וללא בחירת שותף נכון אשר ייצר תהליך יישום והטמעה נכון ובעל ערך, המשתמשים ישמרו את השימוש במערכות הישנות (שמשמרות את חוסר היעילות הארגונית) אליהם הורגלו בעבר.

בחרו מערכת גמישה ומודולרית המעניקה פתרונות דיגיטליים מתקדמים, ושותף לדרך בעל נסיון, אשר מבין את ליבת עסקיכם, את הוורטיקל בו אתם פועלים ויכול להבטיח מתוך הרקורד שלו, הטמעה ויישום פשוטים, שקופים ובטוחים. כך תהיו בטוחים בהחזר השקעה מהיר הן ברמה הפיננסית והן ברמה העסקית ושביעות רצון המשתמשים.